Văn phòng điện tử là gì mà lại thịnh hành trong nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay đến cậy? Trong thời đại công nghệ 4.0, các công ty không ngừng áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ vào hoạt động quản lý và vận hành. Văn phòng điện tử chính là một mô hình hiện đại giúp quản trị tài nguyên hiệu quả.
Văn phòng điện tử là gì?
Văn phòng điện tử hay còn gọi là e-office là văn phòng thiết kế theo hướng sáng tạo, ít phân chia không gian làm việc. Đồng thời, nơi đây còn áp dụng công nghệ hiện đại có tích hợp nhiều ứng dụng. Chúng dùng để phục vụ hoạt động quản lý, vận hành doanh nghiệp dựa trên nền tảng công nghệ thông tin.
Tính năng của phần mềm đa dạng, có thể quản lý được tài nguyên nội bộ như hồ sơ, công việc, tin tức, văn bản, báo cáo, tài liệu… E-office có thể được sử dụng để thay thế cho phương thức quản lý truyền thống một cách hiệu quả trong dài hạn.
Thực chất, khái niệm về văn phòng điện tử cho biết đây là một hệ thống cho phép con người thao tác công việc thông qua phần mềm và máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng có kết nối mạng. Chỉ với vài thao tác thực hiện, e-office đa có thể thiết lập và đưa vào sử dụng nội bộ.
Các loại văn phòng điện tử 2024
Các loại văn phòng điện tử là gì? E-office hiện nay có nhiều loại tùy thuộc vào cách thức vận hành và cách bố trí không gian văn phòng. Bạn có thể bắt gặp các loại văn phòng phổ biến như sau:
Văn phòng điện tử ảo
Văn phòng ảo dùng để chỉ văn phòng chỉ cung cấp địa chỉ và liên hệ. Đây là kiểu văn phòng dùng để điều hành công ty từ xa bằng cách chỉ định 1 vị trí thực tế làm đại diện.
E-office xanh
Văn phòng xanh là hệ thống quản lý môi trường để hỗ trợ các công ty giảm phát thải khí nhà kính tại nơi làm việc. Mục tiêu của e-office là thay đổi ý thức, hành vi của nhân viên theo hướng bảo vệ môi trường.
Văn phòng điện tử đa chức năng
Văn phòng đa chức năng được sử dụng để thay thế văn phòng truyền thống. Chúng có nhiều tính năng hiện đại về không gian để tiết kiệm chi phí, mang đến sự linh động cho thành viên doanh nghiệp. Nhân viên có thể tùy chỉnh được thiết kế để có động lực làm việc tốt hơn.
E-office mở
Văn phòng mở là kiểu e-office hạn chế tối đa việc sử dụng bức tường ngăn giữa các phòng ban làm việc. Nhờ đó, mọi người có thể dễ dàng giao tiếp, trao đổi công việc.
Văn phòng điện tử trọn gói
Văn phòng trọn gói thường được thuê trong tòa nhà cao tầng với các tiện ích đầy đủ như lễ tân, bàn ghế, điều hòa, internet… Doanh nghiệp sẽ không cần chia sẻ không gian làm việc với bất kỳ bên nào khác. Do vậy, quá trình làm việc trở nên an toàn và riêng tư hơn.
Văn phòng chia sẻ
Văn phòng chia sẻ là nơi có nhiều doanh nghiệp cùng chia sẻ một không gian làm việc chung. Đây là các để tối thiểu chi phí thuê bất động sản khi vận hành doanh nghiệp.
Ứng dụng của văn phòng điện tử trong cuộc sống
Lý do khiến văn phòng điện tử 2024 phổ biến tại các doanh nghiệp lớn nhỏ trong và ngoài nước bởi chúng có ứng dụng đa dạng. Một số ứng dụng điển hình của e-office bao gồm:
Quản lý công việc, dự án
Ứng dụng giúp doanh nghiệp tổng hợp toàn bộ các công việc và dự án cần phải thực hiện. Trong mỗi nhiệm vụ này có đặt thời gian là còn hạn, gần hạn, hoàn thành hay quá hạn để người quản lý trực tiếp nắm được tình hình tiến độ thực hiện.
Quản lý hồ sơ và văn bản
Tất cả văn bản, hồ sơ trong doanh nghiệp sẽ được quản lý, sắp xếp một cách khoa học theo đầu mục. Người có quyền cũng biết được tài liệu nào được thêm vào, xóa đi, chia sẻ cho ai. Với ứng dụng của văn phòng điện tử này, mọi người dễ dàng tìm kiếm và chọn được tài liệu mình cần một cách nhanh chóng.
Quản lý nhân sự
Những thông tin cá nhân của nhân sự như hồ sơ, hợp đồng lao động sẽ được quản lý ở dạng điện tử. Từ đó, bộ phận nhân sự sẽ biết khi nào hợp đồng hết hạn, xin và duyệt nghỉ phép, số nhân sự hiện tại, kỳ điều chỉnh lương…
Quản lý khách hàng
Văn phòng điện tử 2024 có khả năng quản lý thông tin khách hàng hiệu quả và an toàn. Tất cả dữ liệu về khách hàng như tên, tuổi, đặc điểm tính cách, số tiền chi tiêu… đều được lưu trữ lại. Đây là phương pháp quản lý hiệu quả, đặc biệt là dành cho đối tượng khách hàng VIP, cần chăm sóc kỹ càng.
Tổng kết
Bài viết trên Bkeoffice đã chia sẻ đến bạn khái niệm về văn phòng điện tử là gì, phân loại và ứng dụng trong cuộc sống. Thông qua e-office, toàn bộ dữ liệu và hoạt động của doanh nghiệp được quản lý hiệu quả, an toàn và có tính chính xác. Do vậy, đây là giải pháp nên được áp dụng rộng rãi trong doanh nghiệp ở thời đại hiện nay.
